Mitarbeiter*in Auftragsmanagement (m/w/x)

Die VertiGIS Unternehmensgruppe ist ein führender Anbieter von innovativen Softwarelösungen in den Bereichen Geoinformationssysteme (GIS), Facility Management (CAFM) und Telekommunikation (Telco).

Unser Sales-Administration-Team sorgt dafür, dass alle kaufmännischen Abläufe im Vertriebsprozess zuverlässig und transparent funktionieren – in einem internationalen Umfeld mit vielfältigen Anforderungen und sich weiterentwickelnden Prozessen.

Für die Elternzeitvertretung einer Kollegin suchen wir befristet bis zum 30.09.2027 eine/n Kolleg*in im Auftragsmanagement.

Im internationalen Kontext (Region EMEA) unterstützen Sie die Head of Sales Administration EMEA sowie ein Team von 13 Kolleg*innen bei allen Aufgaben rund um die Auftragsabwicklung.

Die Hauptaufgaben der Stelle

Auftragsmanagement & Datenpflege (60%)

• Erfassung, Pflege und Aktualisierung von Kunden- und Vertragsdaten im ERP-System (NetSuite)

• Verwaltung des gesamten Auftragsprozesses von der Erfassung über die Freigabe bis zur Fakturierung

• Erstellung korrekter Rechnungen sowie Unterstützung im Mahnwesen

Koordination von Leistungen & interne Abstimmung (30%)

• Prüfung, Beauftragung und Nachverfolgung externer Dienstleistungen und Lizenzen.

• Enge Zusammenarbeit mit dem Vertrieb, insbesondere bei Vertragsvorlagen und Kundenaufträgen

• Termingerechte Abstimmung mit weiteren internen Abteilungen bei Rückfragen, Änderungen oder neuen Anforderungen

Serviceorientierte Unterstützung & Prozessverbesserung (10%)

• Ansprechpartner*in für interne Kolleg*innen und Kunden bei Fragen zur Auftragsabwicklung

• Eigenständiges Klären von Problemen und Erarbeiten pragmatischer Lösungen im Tagesgeschäft

• Aktive Mitwirkung an der Optimierung von Abläufen, z. B. durch Vorschläge für effizientere Prozesse

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare praktische Erfahrung im administrativen Umfeld

• Sicherer Umgang mit digitalen Tools; Erfahrung mit ERP-Systemen ist hilfreich, aber kein Muss

• Ausgeprägte Service- und Kundenorientierung sowie klare schriftliche und mündliche Kommunikation

• Bereitschaft, sich in neue Themen einzuarbeiten und Abläufe aktiv mitzugestalten

• Sehr gute Deutschkenntnisse sowie solide Englischkenntnisse

Unsere Rahmenbedingungen

• 30 Tage Urlaub & flexible Arbeitszeiten - für eine gute Work-Life-Balance

• Mobiles Arbeiten - flexibel von zuhause oder unterwegs innerhalb Deutschlands

• Internationales Arbeitsumfeld mit regelmäßigem Austausch und persönlichem Support

• Individuell wählbare Benefits (z. B. Gutscheine, Zuschüsse zu Internetkosten, Mahlzeiten, ÖPNV)

• KiTa-Zuschuss - weil uns Familienfreundlichkeit wichtig ist

Die Stelle ist an einem der folgenden Standorte in Deutschland zu besetzen:

Berlin - Eichenstraße 3b, 12435 Berlin

Bonn - Mallwitzstraße 1-3, 53177 Bonn

Dresden - Wittenberger Straße 116, 01277 Dresden

München - Carl-Wery-Straße 22, 81739 München

Eine Ausübung der Stelle als 100%ige Home-Office Position ist aus organisatorischen Gründen nicht möglich.